Как iiko помогает экономить до 15% на закупках. Автоматизация склада и прогнозирование

Владелец ресторана заказывает продукты «на глаз». Закупщик берёт с запасом, чтобы ничего не закончилось. На складе копятся остатки, часть продуктов портится, деньги заморожены. А через неделю внезапно заканчивается ключевой ингредиент, и приходится срочно закупать у другого поставщика по завышенной цене.

Мы сталкиваемся с этой ситуацией в каждом втором проекте. Ручное планирование закупок — это всегда риск: либо стоп-листы и потеря выручки, либо перезапасы и списания. Ни тот, ни другой сценарий невыгоден.

В этой статье мы разбираем, как iiko автоматизирует складской учёт и прогнозирование закупок. И как это помогает экономить до 15% на закупках.

Цена ручного планирования

Прежде чем говорить о решении, давайте оценим проблему.

Типичная картина в ресторане без автоматизации

Закупщик или управляющий раз в неделю обходит склад, записывает остатки в блокнот. Потом сверяет с меню, вспоминает, что хорошо продавалось на прошлой неделе, и делает заказ поставщику «на глаз». С запасом — чтобы точно хватило.

Что происходит в итоге:

• Перезапасы. Продуктов больше, чем нужно. Деньги заморожены на складе.
• Порча. Скоропортящиеся продукты не успевают использовать. Списания растут.
• Стоп-листы. Неожиданно заканчивается ключевой ингредиент. Блюдо убирают из меню. Гости уходят недовольными.
• Срочные закупки. Приходится покупать продукты по завышенной цене, потому что нет времени ждать.
• Ошибки в учёте. Часть продуктов теряется, часть списывается без контроля.

Результат: фудкост нестабилен, прибыль падает, а управляющий тратит часы на ручную работу.

Как iiko решает проблему

iiko автоматизирует весь цикл управления закупками: от прогноза продаж до отправки заказа поставщику.

Прогнозирование продаж

Система анализирует историю продаж и строит прогноз на день, неделю и месяц вперёд. Учитываются сезонность, дни недели, праздники и пиковые часы.

Что даёт прогноз:

• Точное количество блюд, которое будет продано
• Потребность в ингредиентах на каждый день
• План загрузки кухни по часам

Прогноз продаж начинает работать через 6 недель после начала работы в системе — этого времени достаточно для накопления статистики.

Автоматический расчёт закупок

На основе прогноза продаж и текущих остатков iiko автоматически рассчитывает, сколько продуктов нужно заказать.

Алгоритм работы:

1. Система знает, сколько продано блюд за прошлый период
2. Прогнозирует, сколько продастся в следующем
3. По калькуляционным картам рассчитывает потребность в ингредиентах
4. Сверяет с текущими остатками на складе
5. Формирует список товаров для закупки
6. Отправляет заказ поставщику

Точность автоматического планирования составляет 95-98%.

ABC-XYZ анализ товаров

iiko проводит ABC-XYZ анализ, который показывает, какие товары больше всего влияют на прибыль.

• ABC-анализ выделяет товары по доле в выручке и себестоимости
• XYZ-анализ показывает стабильность спроса на каждый товар

На основе этого анализа система рекомендует, с каким поставщиком выгоднее работать, какие товары стоит закупать в больших объёмах, а от каких лучше отказаться.

Инвентаризация через смартфон

Списание продуктов и инвентаризация теперь занимают не часы, а минуты. Сотрудник с помощью смартфона сканирует штрих-коды или вводит остатки, данные сразу попадают в систему.

Результат: инвентаризация по каждой группе товаров занимает 15-20 минут, а не полдня.

Контроль закупочных цен

iiko автоматически сравнивает цены в накладных с утверждёнными прайс-листами поставщиков.

Что можно настроить:

• Внутренний прайс-лист с допустимым диапазоном цен
• Предупреждения, если цена выше установленного лимита
• Запрет на проведение накладных с завышенными ценами без подтверждения руководителя

Это исключает ошибки и злоупотребления со стороны закупщиков.

Реальные результаты внедрения

Цифры говорят сами за себя.

Кейс 1. Ресторан с фудкостом 40%

Ресторан с обслуживанием столов и доставкой работал с нестабильным фудкостом около 40%. Накладные вводились вручную раз в неделю, закупки планировались на глаз. Товары заказывали с запасом — были высокие списания из-за порчи, а на складе была заморожена большая сумма денег.

После внедрения iiko:

• Фудкост снизился с 40% до 25% и стал устойчивым
• Порча и списания сокращены в 10 раз
• Замораживание средств на складе — в 8 раз
• Прибыль выросла на 8%

Кейс 2. Сеть кофеен-пекарен

Сеть кофеен готовила пончики по спецрецепту, которые «живут» всего несколько часов. На точках работали только пекари-кассиры, которые не могли точно рассчитать нужное количество заготовок. В результате либо списания, либо пончики заканчивались задолго до закрытия.

После внедрения iiko:

• Система начала прогнозировать продажи и автоматически создавать заказы на заготовки
• Почасовой план выпечки формировался автоматически
• Пончиков всегда хватало до закрытия
• Списания почти исчезли
• Фудкост уменьшился на 8%, выручка выросла на 10%

Кейс 3. Сеть из 8 точек на фудкортах

В сети работало 6 сотрудников на точку, а в центральном офисе — 4 бухгалтера и 4 менеджера. У всех всегда было много работы.

После внедрения iiko:

• Принимать товар стал любой сотрудник со смартфоном за 5 минут
• Инвентаризация — 10 минут после смены
• Менеджеры на точках больше не нужны
• Персонал центрального офиса сокращён вдвое
• Экономия ФОТ — 720 000 ₽ в месяц

Пошаговый план внедрения складского учёта в iiko

Шаг 1. Заведите справочник товаров

Внесите все продукты, которые закупаете. Укажите:

• Название и артикул
• Единицу измерения
• Группу (овощи, мясо, бакалея)
• Поставщиков и их цены

Шаг 2. Создайте калькуляционные карты блюд

Привяжите блюда к ингредиентам. Укажите, сколько граммов или миллилитров каждого продукта идёт на порцию. Без этого этапа система не сможет рассчитать потребность в продуктах.

Как это сделать, мы подробно описали в статье «Калькуляционная карта в iiko: пошаговый расчёт маржинальности».

Шаг 3. Настройте прогнозирование

В iikoOffice перейдите в раздел «Настройки → Прогнозирование». Укажите:

• Период прогноза (день, неделя)
• Метод расчёта (по средним продажам или с учётом сезонности)
• Исключения (праздники, акции)

Шаг 4. Настройте автоматические заказы поставщикам

Настройте шаблоны заказов для каждого поставщика. Укажите:

• Какие товары заказывать у этого поставщика
• Минимальную и максимальную партию
• График поставок (ежедневно, раз в неделю)

Шаг 5. Обучите персонал работе со смартфоном

Покажите сотрудникам, как проводить инвентаризацию через смартфон:

• Зайти в iikoMobile
• Отсканировать штрих-код или ввести количество
• Подтвердить данные

Шаг 6. Запустите в тестовом режиме

Первую неделю проверяйте автоматические расчёты вручную. Сравнивайте, что система рекомендует заказать, с фактическими потребностями. Если ошибки есть — корректируйте настройки.

Каких результатов ждать

Первая неделя:

• Система начинает собирать данные
• Управляющий видит реальные остатки
• Появляются первые прогнозы

Первый месяц:

• Прогнозы становятся точнее
• Списания заметно снижаются
• Стоп-листы возникают реже

Через 3 месяца:

• Фудкост стабилизируется
• Закупки оптимизированы
• Экономия становится ощутимой

Через 6 месяцев:

• Процесс полностью автоматизирован
• Управляющий тратит на закупки не часы, а минуты
• Экономия достигает 10-15%

Что в итоге

Автоматизация склада и прогнозирования в iiko — это не просто учёт. Это инструмент, который превращает закупки из «гадания на кофейной гуще» в точную науку.

Что даёт система:

• Прогнозирование продаж с точностью 95-98%
• Автоматический расчёт потребности в продуктах
• Инвентаризация через смартфон за 15 минут
• Контроль закупочных цен
• Сокращение списаний и порчи
• Исключение стоп-листов
• Снижение фудкоста на 10-15%

Окупаемость автоматизации склада и закупок — 1-2 месяца. Дальше — чистая экономия и рост прибыли.