· Складской учёт · 5 min read
Как настроить автозаказ продуктов в iiko, чтобы товар не заканчивался и не портился
Пошаговое руководство по настройке автоматических заказов в iiko. Разбираем методы расчета, прогнозирование продаж и контроль цен, чтобы исключить стоп-листы и списания.
Закупщик каждое утро обходит склад с блокнотом, записывает остатки, потом вспоминает, что хорошо продавалось вчера, и отправляет заказ поставщику «на глаз». В результате: либо товар заканчивается и блюдо уходит в стоп-лист, либо продукты лежат неделями и портятся. Знакомая картина?
Мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте. Ручное планирование закупок — это всегда лотерея. Но iiko предлагает решение: автозаказ продуктов на основе прогноза продаж и актуальных остатков.
В этой статье мы разбираем, как настроить автоматические заказы в iiko. Чтобы товар не заканчивался и не портился, а закупки занимали минуты, а не часы.
Как работает автозаказ в iiko
Автоматический заказ в iiko строится на трёх китах: прогноз продаж, актуальные остатки и настройки поставок [citation:2].
1. Прогноз продаж
iiko анализирует историю продаж и строит прогноз на день, неделю и месяц вперёд. Учитываются сезонность, дни недели, праздники и пиковые часы [citation:5].
Важный нюанс: прогноз начинает работать через 6 недель после начала работы в системе — этого времени достаточно для накопления статистики [citation:8].
2. Автоматический расчёт потребности
На основе прогноза продаж и калькуляционных карт блюд система рассчитывает, сколько продуктов потребуется. Затем сверяет с текущими остатками на складе — и формирует точный список для заказа [citation:2].
3. Контроль закупочных цен
iiko автоматически сравнивает цены в накладных с утверждёнными прайс-листами поставщиков и не пропускает завышенные цены без подтверждения руководителя [citation:2].
Пошаговая настройка автозаказа
Настраиваем систему в iikoOffice / iikoWeb.
Шаг 1. Заведите номенклатуру и калькуляционные карты
Для каждого продукта в справочнике номенклатуры укажите:
- Название, артикул и единицу измерения
- Поставщика и его прайс-лист
- Минимальный и максимальный уровень запасов — для каждого склада [citation:7][citation:10]
Без калькуляционных карт блюд система не сможет рассчитать потребность в ингредиентах. Подробно эта настройка описана в статье «Калькуляционная карта в iiko: пошаговый расчёт маржинальности».
Шаг 2. Разбейте товары на группы
Сгруппируйте товары по категориям: овощи, мясо, бакалея, алкоголь. Это упростит инвентаризацию и позволит настроить график поставок для каждой группы [citation:2].
Шаг 3. Настройте прогнозирование продаж
В iikoWeb перейдите в раздел «Прогнозирование» — дополнительных настроек не требуется. Система автоматически соберёт статистику и начнёт строить прогнозы через 6 недель [citation:5][citation:8].
Шаг 4. Настройте автоматическое формирование заказов
Перейдите в раздел «Управление складом» → «Заказы поставщикам». Создайте новый внешний заказ или откройте существующий [citation:7][citation:10].
Нажмите кнопку «Рассчитать заказ». Откроется окно параметров расчёта.
Выберите метод расчёта:
| Метод | Суть | Когда использовать |
|---|---|---|
| До максимального уровня | Заказ доводит остаток товара до заданного максимума | Для товаров с постоянным расходом — мука, сахар, масло [citation:7] |
| По средним продажам | Расчёт на основе статистики расхода товара за выбранный период | Для большинства товаров — самый сбалансированный метод [citation:7] |
| По последней поставке | Заказ повторяет объём предыдущей поставки | Для товаров, которые закупаются по фиксированному графику [citation:7] |
Если выбрали «По средним продажам» — укажите:
- Период для расчёта (обычно 7–14 дней)
- Срок поставки (через сколько дней поставщик привезёт товар)
- Расчётное количество дней (на сколько дней должно хватить заказа) [citation:7][citation:10]
Дополнительные настройки:
- С учётом текущих остатков — система вычитает из расчётного количества то, что уже есть на складе [citation:7]
- Исключать результаты с нулевыми количествами — если снять галочку, в заказ попадут все товары, даже с нулевым расчётом [citation:7][citation:10]
- Округлять до фасовки — если товар поставляется в упаковках (ящики, мешки), система закажет целое количество фасовок [citation:7][citation:10]
Нажмите «Сформировать заказ». Система создаст заказ поставщику с точным расчётом количества.
Шаг 5. Настройте график поставок
Для каждой группы товаров создайте график поставок. Например:
- Скоропортящиеся продукты (мясо, овощи, молочка) — поставка 2-3 раза в неделю
- Бакалея и консервы — раз в неделю
- Алкоголь — раз в месяц
Совет: проводите инвентаризацию перед каждой плановой поставкой. Это занимает 15-20 минут через мобильное приложение [citation:2].
Шаг 6. Настройте контроль закупочных цен
В iiko можно настроить автоматический контроль цен:
- Укажите в карточке поставщика утверждённые цены на каждый товар
- Установите допустимый процент отклонения (например, не более 5%)
- Включите уведомление, если цена превышает лимит
- Настройте запрет на проведение накладной без подтверждения руководителя [citation:2]
Что даёт автозаказ: реальные результаты
Кейс из практики iiko
Ресторан с обслуживанием столов и доставкой работал с нестабильным фудкостом около 40%. Накладные вводились вручную раз в неделю, закупки планировались на глаз. Товары заказывали с запасом — списания из-за порчи, деньги заморожены на складе [citation:2].
После внедрения автозаказа:
- Фудкост снизился с 40% до 25% и стал устойчивым
- Порча и списания сокращены в 10 раз
- Замораживание средств на складе — в 8 раз
- Прибыль выросла на 8% [citation:2]
Точность автоматического планирования составляет 95-98% [citation:2]. Ошибки и злоупотребления исключены. Про стоп-листы забыли [citation:2].
Три главные настройки для идеального автозаказа
Настройка 1. Регулярно обновляйте прогноз
Прогноз продаж работает на основе статистики. Чем больше данных — тем точнее расчёты. Мы рекомендуем проверять прогноз раз в неделю и при необходимости корректировать настройки.
Настройка 2. Проводите инвентаризацию перед каждой поставкой
Инвентаризация через смартфон занимает 15-20 минут [citation:2][citation:11]. Без актуальных остатков автозаказ будет работать с ошибками.
Настройка 3. Настройте уведомления
iiko может отправлять уведомления на смартфон сотрудникам, когда нужно:
- Провести инвентаризацию
- Сформировать заказ поставщику
- Подтвердить накладную с завышенной ценой [citation:2]
Это исключает человеческий фактор — сотрудники не забывают выполнить нужные действия.
Частые ошибки при настройке автозаказа
Ошибка 1. Нет минимальных и максимальных уровней запаса
Без этих значений метод «До максимального уровня» не сработает. Заполните их в карточке каждого товара на закладке «Дополнительная информация» [citation:7].
Ошибка 2. Не заполнены калькуляционные карты
Система не знает, сколько продуктов идёт на каждое блюдо. Без этого автозаказ не работает.
Ошибка 3. Прогноз не успел накопить статистику
Первые 6 недель система собирает данные. В этот период автозаказ будет работать с меньшей точностью [citation:8].
Что в итоге
Автозаказ в iiko — это не просто автоматизация. Это переход от «закупок на глаз» к точному планированию на основе данных.
Что даёт система:
- Прогноз продаж с точностью 95-98% [citation:2]
- Автоматический расчёт потребности в продуктах [citation:2]
- Контроль закупочных цен — исключение завышений [citation:2]
- Сокращение списаний и порчи в 10 раз [citation:2]
- Снижение замороженных средств на складе в 8 раз [citation:2]
- Исключение стоп-листов [citation:2]
Мы рекомендуем настроить автозаказ в первые же недели работы с iiko. Система требует минимальной подготовки, а результат — стабильный фудкост и экономия 10-15% на закупках.
