Складской учет в iiko. Пошаговая инструкция по оприходованию и списанию товаров

Товар приехал, но на склад не оприходован. Через неделю его использовали, а в системе он всё ещё висит как остаток. Потом началась инвентаризация — выяснилось, что часть товара испортилась, но списания нет. Управляющий не понимает, сколько денег заморожено на складе. Знакомая картина?

Мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте. Складской учёт в iiko — это основа для расчёта себестоимости и фудкоста. Если в документах ошибки, то все отчёты по прибыли будут неточными.

В этой статье мы даём пошаговую инструкцию по складскому учёту в iiko. Приёмка товаров, списание порчи, инвентаризация и внутренние перемещения — чтобы вы точно знали, что на складе и сколько это стоит.

Зачем вести складской учёт в iiko

Складской учёт в iiko решает три задачи [citation:4]:

1. Контроль остатков — вы всегда знаете, сколько товара есть на складе, а чего не хватает
2. Расчёт себестоимости — каждый товар, который списывается для приготовления блюда, участвует в формировании фудкоста
3. Планирование закупок — на основе актуальных остатков система формирует автозаказы

Правильный складской учёт начинается с трёх действий: оприходование товара при поступлении, списание при порче или использовании, и инвентаризация для сверки фактических и книжных остатков [citation:2].

Как оприходовать товар на склад

Приёмка товара на склад оформляется Приходной накладной.

Пошаговая инструкция

1. На главной странице веб-офиса откройте раздел Управление складом [citation:4]
2. Нажмите кнопку Создать и выберите пункт «Приходная накладная»
3. В поле Поставщик выберите контрагента, у которого закупаете товар
4. В поле Склад укажите, на какой склад приходуете товар
5. Добавьте позиции: выберите товар из справочника номенклатуры, укажите количество и цену
6. Нажмите Сохранить и закрыть. По умолчанию накладная сохраняется с проведением

Совет: чтобы не заводить каждый товар вручную, используйте функцию «Заполнить по поступлению» на основе документа заказа поставщику.

Важный нюанс: iiko автоматически контролирует закупочные цены. Если цена в накладной превышает утверждённый прайс-лист поставщика, система выдаст предупреждение или запретит проведение документа в зависимости от настроек [citation:11].

Что делать при расхождении с поставкой

Если фактическое количество товара не совпадает с тем, что указано в накладной, можно зафиксировать расхождение. В приходной накладной, сформированной на основе расходной, можно установить фактическое количество вручную, но исправления должны вноситься в соответствующую расходную накладную [citation:3].

Как списать товар со склада

Списание оформляется Актом списания. Он нужен в двух случаях:

• Товар испортился (закончился срок годности, разбили бутылку и т.д.) [citation:4]
• Списание блюда или заготовки при продаже или удалении из заказа

Списание вручную

1. Выберите пункт меню Товары и склады → Акты списания [citation:8]
2. Нажмите кнопку Создать
3. Укажите Склад, с которого списывается товар
4. В поле На счет выберите счёт учёта себестоимости
5. Заполните таблицу: выберите товар, укажите количество
6. Нажмите Сохранить и закрыть

Важно: если списывается блюдо или заготовка, система автоматически спишет все товары, являющиеся его ингредиентами, на основании технологической карты [citation:8].

Автоматическое списание

Акты списания создаются автоматически в двух случаях [citation:8]:

• При регистрации в iikoFront удаления блюда со списанием
• При оплате заказа за счёт заведения

Из каких ещё документов происходит списание

Списание товаров происходит также через другие складские документы [citation:11]:

• Акт приготовления — списываются ингредиенты блюда или заготовки
• Расходная накладная — при отгрузке товаров
• Возвратная накладная — при возврате товара поставщику
• Акт переработки — при изготовлении блюда из произвольного набора ингредиентов

Инвентаризация: сверяем фактические и книжные остатки

Инвентаризация нужна, чтобы сверить фактическое количество товара на складе с тем, что числится в системе [citation:1]. Результаты инвентаризации фиксируются в инвентарных описях [citation:11].

Как проходит инвентаризация

Инвентаризация в iiko проходит в несколько этапов [citation:1][citation:9]:

Шаг 1. Подсчёт блюд и заготовок. Сотрудник подсчитывает готовые блюда и заготовки, которые не были списаны. Их удобно добавлять по кнопке «Заполнить всеми заготовками» или «Заполнить по остаткам» [citation:1].

Шаг 2. Ввод остатков товаров. В таблицу вносятся фактические остатки всех товаров. Система автоматически подставляет книжные остатки для сравнения. Если товар лежит в нескольких местах, можно добавить строки и их количества суммируются [citation:1].

Шаг 3. Фиксация излишков и недостач. По итогам сравнения фактических и книжных остатков система определяет излишки или недостачи. Итоги закрепляются проводками: недостача списывается, излишки оприходуются [citation:5].

Важный нюанс: приоритет документов

Если несколько складских документов зарегистрированы одной датой и временем, система устанавливает приоритет [citation:5]:

1. Документы инвентаризации
2. Документы списания
3. Документы прихода

Это нужно знать, чтобы понимать, в каком порядке пересчитывается себестоимость товаров. Например, если вы сначала создали акт списания, а потом накладную на приход — себестоимость будет считаться на основании остатков уже после списания [citation:5].

Перемещение товаров между складами

Перемещение товаров между складами может оформляться двумя способами в зависимости от ситуации.

Внутри одного торгового предприятия

Используется документ Внутреннее перемещение [citation:3][citation:7]:

1. Выберите пункт меню Товары и склады → Внутренние перемещения
2. Нажмите Создать
3. Укажите Со склада и На склад
4. Добавьте товары и количество
5. Нажмите Сохранить

Важно: чтобы склады могли участвовать во внутренних перемещениях, в настройках корпорации для склада должна быть включена опция «Использовать для внутренних перемещений» [citation:7].

Между складами разных подразделений или юридических лиц

Перемещение оформляется парой связанных документов: расходная накладная (со склада-отправителя) и приходная накладная (на склад-получатель) [citation:3][citation:10].

Алгоритм:

1. Создайте Расходную накладную. В качестве покупателя укажите склад-получатель
2. Сохраните документ с проведением
3. После поступления товара на склад-получатель проведите Приходную накладную. Она создаётся автоматически на основании расходной
4. Некоторые данные в приходной накладной недоступны для изменений — можно только зафиксировать расхождение по фактическому количеству [citation:3]

Устранение двойной задолженности. После проведения пары накладных на балансе возникает двойная задолженность перед контрагентами. Её можно убрать автоматически, включив в конфигурационном файле настройку autopay-internal-transfer=true [citation:3][citation:10].

Типичные ошибки в складском учёте

Мы собрали три частые ошибки, которые видим в проектах.

Ошибка 1. Оприходование товара с опозданием

Товар приехал и начал использоваться, а накладная не проведена. В результате в iiko — отрицательные остатки, себестоимость не считается.

Решение: проводите приходную накладную в день поступления товара. Если не успеваете — хотя бы зафиксируйте приёмку в системе [citation:4].

Ошибка 2. Списание только «забытых» товаров

Списание оформляется хаотично: то вспомнят, то забудут. В итоге остатки искажены.

Решение: заведите регулярное расписание списаний. Например, раз в неделю проверяйте скоропортящиеся товары и списывайте просрочку [citation:8].

Ошибка 3. Перемещение без документов

Товар перенесли с одного склада на другой, а документы не оформили. Остатки на обоих складах не совпадают с реальностью.

Решение: оформляйте внутреннее перемещение при каждом переносе товара. Это занимает 2 минуты и экономит часы при инвентаризации [citation:3][citation:7].

Что в итоге

Складской учёт в iiko — это не бюрократия. Это основа для точного фудкоста и правильных решений по закупкам.

Главные правила:

• Оприходуйте товар в день поступления
• Списание порчи оформляйте актом списания — сразу
• Инвентаризацию проводите регулярно, минимум раз в месяц
• Перемещение товаров фиксируйте документами

Что даёт правильный учёт:

• Актуальные остатки по каждому складу
• Точный расчёт себестоимости и фудкоста
• Данные для планирования закупок
• Исключение «чёрных дыр» на складе

Мы рекомендуем назначить ответственного за складской учёт и обучить его работе с документами. 15 минут в день на приёмку и списание — это экономия тысяч рублей в месяц.