Фискальный накопитель. Для чего нужен и как выбрать?

А вся информация о кассовых операциях записывается на встроенное устройство, под названием «фискальный накопитель». Давайте погорим о такой маленькой, но важной теме как «фискальный накопитель».

Фискальные накопители бывают со сроком действия 13, 15 и 36 месяцев.

Давайте остановимся на 13-месячном накопителе. Такие накопители сейчас могут вводиться в эксплуатацию только при дефиците 15 и 36 мес. ФН (на основании письма ФНС от 23 мая 2017 г. N ЕД-4−20/9679@). Но с введением данного письма не было зарегистрировано ни одного такого случая, так как у производителей всегда есть в наличии ФН сроком 15 и 36 месяцев.

Количество месяцев на коробке — это максимальный срок службы накопителя. Реальный срок зависит от особенностей вашей работы.

На основе нашего опыта можем сказать, что накопитель может прослужить 18−20 месяцев (при его первоначальном сроке 36 мес.), с проходимостью около 400 чеков в день. То есть, количество месяцев может не соответствовать заявленным срокам от производителя, а может зависеть от вашей проходимости в заведении.

Если вы поставили ФН на 36 мес., а надо было на 15 мес., то и прослужит он всего лишь 15 мес.

Также рекомендуем следить за информацией на чеках, за 30 дней до окончания срока службы, касса вас предупредит. Появится надпись: Ресурс Ф Н менее 30 дней.

По окончанию, либо заполнению ФН вам необходимо провести следующую процедуру:

1) Передать все фискальные документы в ОФД. Если у вас ОФД оплачен, то касса сделает это автоматически.
2) Закрыть архив фискального накопителя.

Детали процедуры закрытия архива ФН варьируются от модели кассы/программного обеспечения — их лучше посмотреть в документации на вашу онлайн-кассу.

После того, как вы установите новый ФН в фискальный регистратор, кассу нужно перерегистрировать. Сделать это можно двумя способами:

1) Через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого вам потребуется электронно-цифровая подпись.
2) Непосредственно обратиться в ФНС и написать там заявление на перерегистрацию кассы.

Рекомендуем проводить замену ФН заблаговременно, пока онлайн-касса ещё работает и ФН не заблокирован, иначе это займёт намного больше времени.

Давайте разберём основные причины блокировки ФН и рассмотрим способы их устранения.

1. Отсутствие связи с ОФД.
Причиной блокировки фискального накопителя может стать отсутствие связи с ОФД в течение 30 дней. Это означает, что касса корректно работает, но более 30 дней не связывается с оператором фискальных данных для передачи этой информации. Решить такую проблему просто – достаточно обеспечить устойчивое интернет-соединение на кассе и удостовериться, что услуги ОФД оплачены и активированы. В таком случае, касса автоматически передаст накопленные фискальные документы в ОФД и ФН будет разблокирован.

2. Окончание срока действия фискального накопителя.
Когда заканчивается срок действия фискального накопителя – наступает блокировка кассы, в которой он установлен, в одностороннем порядке со стороны налоговой инспекции. Для решения проблемы нужно в кратчайшие сроки произвести замену ФН. Как это сделать описано в разделе "Замена ФН".

3. Заполнение памяти ФН.
Если память фискального накопителя заполнится, то касса перестанет передавать данные в ОФД, так как они просто-напросто не будут формироваться. Это будет означать её блокировку. Решение проблемы - замена ФН. Как это сделать описано в разделе "Замена ФН".

Во-первых, если вы на спецрежиме (УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН) или оказываете услуги, вы обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Если вы купили ФН на 15 месяцев, то получите предупреждение или штраф:

• Компания — 5000–10 000 ₽ или предупреждение.
  
• ИП — 1500–3000 ₽ или предупреждение.

Налоговая выписывает предупреждение только малому и среднему бизнесу, если нарушение первое. Крупный бизнес в любом случае получает штраф. Первое нарушение или нет, налоговая проверяет по своей базе.

Во-вторых, если работаете на кассе без накопителя. Информация не отправляется ФНС, и налоговая считает, что вы вообще не используете ККТ:

• Штраф для компаний — 75–100% неучтенной выручки, от 30 000 ₽ до бесконечности
  
• Штраф для ИП — 25–50% неучтенной выручки, от 10 000 руб. До бесконечности

За повторное нарушение в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила, один миллион рублей и более, - влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от одного года до двух лет; в отношении ИП и юридических лиц - административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.