Как бороться с пересортицей и хищениями. Контроль склада в iiko

Если вы думаете, что продукты списываются сами собой, как только вы нажали кнопку «Продать» в заказе, вы сильно заблуждаетесь [citation:4]. В iiko этот процесс строго регулируется. И если правила настроены неверно, вы регулярно видите в отчетах либо загадочные недостачи, либо необъяснимые излишки [citation:4].

Пересортица и хищения — это две главные «дыры», в которые утекает прибыль ресторана. Пересортица возникает, когда один товар списывается, а на его место приходит другой, что искажает себестоимость [citation:5]. Хищения — это уже сознательные действия персонала.

Мы сталкиваемся с этим в каждом втором проекте. Но iiko предоставляет инструменты, чтобы выявить и предотвратить эти проблемы.

В этой статье мы разбираем, как настроить контроль склада в iiko. Как разграничить доступ к документам, детализировать списания и проводить инвентаризацию с учетом движения — чтобы никакой товар не исчезал бесследно.

Что такое пересортица и как она возникает

Пересортица — это ситуация, когда один товар числится в системе, а на складе лежит другой, похожий товар [citation:5].

Как проявляется:

• Оприходовали 10 кг лосося, а на складе оказалось 9 кг филе и 1 кг супового набора. Но в системе — только 10 кг лосося [citation:4]
• Вместо дорогого товара (Лак для мебели, дуб) списали более дешёвый (сосна) [citation:5]
• Товары перемешались на складе, и кладовщик не может понять, что есть на самом деле

Последствия:

• Искажение себестоимости — вы не знаете реальной стоимости блюд
• Неверные остатки — система показывает одно, а на складе другое
• Проблемы с инвентаризацией — недостачи и излишки, которые невозможно объяснить

Хищения: как их выявить

Хищения могут происходить на разных этапах: от приёмки товара до списания.

Типичные сценарии:

• Завышение цен. При приёмке товара закупщик указывает цену выше фактической
• Излишки. Товар оприходован на склад, но на самом деле его нет
• Двойное списание. Один и тот же товар списан дважды — один раз «по документам», второй раз «по факту»
• Списание без причины. Товар списан как «прочее», но куда он ушёл — неизвестно

Инструменты контроля в iiko

Разграничение прав доступа

Чтобы исключить злоупотребления, настраиваем права доступа к складским документам [citation:2].

Настройка прав:

1. Переходим в Администрирование → Пользователи
2. Создаём группы пользователей по ролям
3. Назначаем права на работу со складом

Матрица прав:

Для работы со складом сотруднику нужно право «Работа с товарами и складами (B_STO)» [citation:2].

Для создания и редактирования накладных — права:

• Просматривать накладные (B_INV)
• Создавать и редактировать накладные (B_INVC) [citation:2]

Для проведения накладных — добавляем:

• Проводить накладные (B_INVR) [citation:2]

Дополнительные права (только для руководителя):

• Проводить накладные с отклонением в ценах (B_TID) — если цена выше прайс-листа
• Проводить приход на отрицательные остатки (B_INB)
• Проводить расход с образованием отрицательных остатков (B_WNB) [citation:2]

Важно: не давайте рядовым сотрудникам права на проведение документов. Они должны только вносить данные, а руководитель — проверять.

Контроль закупочных цен

iiko автоматически контролирует цены в накладных [citation:3]. Если цена превышает прайс-лист поставщика, система:

• Предупреждает с помощью специального уведомления
• Может запретить проведение накладной без подтверждения руководителя [citation:3]

Что даёт контроль цен:

• Исключение завышения цен закупщиками
• Автоматическая проверка каждой накладной
• Уведомление руководителя о расхождениях

Детализация списаний

Одна из главных ошибок — создание одной статьи списания «Прочее» и проведение через неё всего: брак, порча, проработка, питание сотрудников [citation:4].

Чем это опасно:

• Нулевая аналитика: вы видите сумму списаний, но не понимаете, куда ушли деньги [citation:4]
• Скрытые убытки: питание сотрудников маскируется под операционные расходы [citation:4]
• Невозможность принять решение: чтобы бороться с проблемой, её нужно видеть [citation:4]

Решение: создаём чёткие статьи списания [citation:4]:

1. Бракераж — блюда, которые не соответствуют стандарту
2. Порча продуктов — просрочка, неправильное хранение
3. Проработка меню — тестирование новых блюд
4. Питание сотрудников — если оно предусмотрено
5. Промоакция — угощение гостя
6. Технологические потери — чистка, разборка

Как настроить:

Переходим в Товары и склады → Акты списания. Создаём акт и выбираем нужную статью. При списании товара указываем статью — и в отчётах видно, куда ушли деньги.

Инвентаризация с учётом движения

Для точной инвентаризации в iiko есть функция «Учитывать движение» [citation:7][citation:8][citation:11]. Она позволяет сравнить остатки не на текущий момент, а на момент начала инвентаризации с учётом всех движений за день [citation:8].

Как работает:

1. Останавливаем продажу инвентаризуемых продуктов до окончания пересчёта
2. Создаём документ инвентаризации, переходим на второй шаг
3. Ставим галочку Учитывать движение
4. Система автоматически устанавливает дату и время подсчёта — 23:59 предыдущего дня [citation:7][citation:11]
5. Вводим фактическое количество товара
6. Система автоматически добавляет колонку Движение — сколько товара пришло и ушло с начала дня до момента сохранения [citation:7][citation:11]
7. Значение в колонке Факт. кол. с учётом движения = фактическое количество минус движение [citation:7]
8. Именно это значение сравнивается с книжным остатком и выявляются излишки и недостачи [citation:8]

Пример из документации iiko [citation:7][citation:11]:

Инвентаризация йогуртов в середине дня:

• Книжный остаток на 23:59 предыдущего дня: Актимель — 50, Даниссимо — 50, Данон — 50
• За текущий день до инвентаризации продано: Актимель — 10, Данон — 10, Даниссимо — 15
• За текущий день оприходовано: Актимель — 30
• Фактический остаток на складе: Актимель — 65, Даниссимо — 35, Данон — 40

Результаты с учётом движения:

• Актимель: Движение = 30 − 10 = 20 (приход минус расход). Факт с учётом движения = 65 − 20 = 45. Выявлена недостача 5 штук
• Даниссимо: Движение = −15 (только расход). Факт с учётом движения = 35 − (−15) = 50. Остаток сходится
• Данон: Движение = −10 (только расход). Факт с учётом движения = 40 − (−10) = 50. Остаток сходится [citation:7][citation:11]

Если нашли товар после завершения инвентаризации [citation:8]:

1. Находим документ инвентаризации и открываем
2. Нажимаем Пересчитать в строке с нужным товаром
3. Вводим новое фактическое количество (суммарное)
4. Сохраняем и перепроводим документ

Акт разбора товара

Пересортица часто возникает из-за неправильного учёта разбора товаров. Например, вы купили 10 кг лосося. После разделки получили 6 кг филе и 1.5 кг супового набора [citation:4].

Без акта разбора в системе останется 10 кг лосося. Филе будет стоить как весь лосось, а суповой набор вообще не будет учтён [citation:4].

Решение — Акт разбора [citation:4]:

1. Создаём три товара: «Лосось (сырец)», «Лосось (филе)», «Лосось (суповой набор)»
2. Создаём документ Акт разбора, выбираем «Лосось (сырец)»
3. Добавляем товары на выходе: «Лосось (филе)» и «Лосось (суповой набор)»
4. Определяем долю от общего веса для каждого продукта
5. При проведении система спишет сырец, а на приход поставит филе и суповой набор с корректной себестоимостью [citation:4]

Контроль остатков через отчёты

Регулярно смотрим отчёты по складу:

• Остатки на складах — видим, что есть, а чего не хватает. Контролируем количество товаров и заготовок, вовремя выявляем просроченные продукты [citation:1]
• Отчёт о движении товара — показывает все приходы и расходы по товару за период. Можно отследить подозрительные операции: красным цветом выделены документы, по которым сформировались отрицательные остатки [citation:9]
• Сводный отчёт о движении товара — по любому складу или всему предприятию за определённый период [citation:3]

Материальная ответственность

Ответственный за склад назначается в настройках склада по фамилии или должности. Он отвечает материально за хранящиеся товары и штрафуется при недостаче по результатам инвентаризации [citation:10].

Что это даёт:

• Персональная ответственность за каждую недостачу
• Стимул следить за порядком на складе
• Возможность выявить «слабые звенья»

Чего нельзя делать в контроле склада

❌ Смешивать все списания в одну статью

Одна статья «Прочее» не даёт аналитики. Вы видите сумму, но не видите причин. Без детализации невозможно бороться с проблемами [citation:4].

❌ Давать всем сотрудникам права на проведение

Чем больше людей могут проводить документы, тем выше риск ошибок и злоупотреблений. Настройте права по ролям [citation:2].

❌ Игнорировать отрицательные остатки

Отрицательный остаток — это сигнал о проблеме. Либо товар не оприходован, либо его списали без документов. Красные строки в отчётах — повод разобраться [citation:9].

❌ Вносить исправления в инвентаризацию задним числом

Если обнаружена недостача, вносите изменения в тот же документ, а не создавайте новый. Иначе искажаются данные по себестоимости [citation:10].

Что в итоге

Контроль склада в iiko — это система, а не разовое действие.

Главные инструменты:

• Разграничение прав доступа — кто что может делать со складскими документами [citation:2]
• Контроль закупочных цен — исключение завышения цен [citation:3]
• Детализация списаний — видим, куда уходят деньги [citation:4]
• Акт разбора товара — правильный учёт переработки [citation:4]
• Инвентаризация с учётом движения — точные остатки даже в середине дня [citation:7][citation:11]
• Персональная ответственность — материально ответственные за склады [citation:10]

Мы рекомендуем провести аудит текущего складского учёта: проверить права доступа, статьи списания и регулярность инвентаризаций. Это первые шаги к прозрачности и контролю.